Kategoriarkiv: Organisation

How do you möte?

VN:F [1.6.9_936]
Betyg: +4 (4 röster)

En kollega frågade mig häromdagen om vi skulle ha ett avstämningsmöte eller ett arbetsmöte. Denna gång blev svaret arbetsmöte. Kollegan kom.

En tidigare kollega till mig arbetar idag som informationschef. Hon har nu infört mötesregler. Anledningen var att alla hennes medarbetare (och inte minst hon själv) tillbringade oerhört mycket tid i möten. Men tiden för att utföra sitt arbete krympte vecka för vecka.

Janne Gradvall har skrivit en mycket läsvärd artikel om möten (tack Elias för tipset). Möten som han ser som Sveriges dolda makthavare:

I ett möte blir det till exempel mer naturligt att säga ”Vi borde göra” i stället för ”Jag vill göra”.

Tillbaka till tidigare kollegan, informationschefen. De regler de satt upp när man bli kallad till ett möte är enkla:

  • Ta reda på vad du förväntas bidra med på mötet.
  • Ta reda på agendan. Kan du fortfarande bidra?
  • Kan du bli briefad av någon annan som ska vara med på mötet istället för att du går?

Tre enkla regler som halverat mötestiden för medarbetarna. Mötena har blivit mer effektiva. Alla behöver inte vara med på ett möte för att bra beslut ska kunna fattas. Återigen. Läs gärna Gradvalls artikel.

- – - – -

Update: Signesguda kommenterade inlägget på Twitter och refererade till den här träffande och lite elaka lilla dikten av Alf Henrikson:

Latmasken sammanträder.
Han pratar vind och väder.
Han hyvlar inga bräder.
Han garvar inget läder.
Han sömmar inga kläder.
Han bygger inga städer.
Han hedrar inga fäder.
Han sammanträder.

Dear CEO: 10 tips för att bygga externwebb

VN:F [1.6.9_936]
Betyg: +1 (1 röst)

Här är en checklista på tio punkter.
Skriven av Eric Reiss på FatDUX.
Översatt av mig.
Hittad via twitter. Den här gången via Björn Elmberg.

10 tips till VD i företag som ska bygga om sin externwebb

1. Blanda inte ihop marknadsföring med kommunikation
Se webbplatsen som en del av din tjänst i första hand och som en del av din marknadsföring i andra.

2. Behandla inte webbprojekt som ”IT-projekt”
Det finns standardprogram och bra CMS. Använd dem. Bygg inte eget. Och se framförallt på projektet som ett kommunikations-, inte IT-, projekt.

3. Ha ingen övertro till synergieffekter
Bara för att ett projekt om datorer och kunder är på gång, kommer du inte nödvändigtvis skapa synergieffekter genom att samordna det med andra initiativ som även inbegriper datorer och kunder.

4. Var inte rädd för att sätta upp mätbara mål för din webbplats
Din webbplats bör tilldelas mål precis som alla andra avdelningar. Målen ska vara relevanta och inte bara enkla att mäta. Öka antalet besökare är ett dåligt mål. Förkorta försäljningsprocessen är bättre. Öka din omvandlingsfrekvens är bättre. Förbättra kundservicen är bättre. Osv.

5. Blanda inte ihop dina behov med dina besökares
Du kanske vill att din webbplats ska kommunicera ditt företags värden, tjänsteutbud, produkter, etc. Besökare på din webbplats kommer att ha en annan agenda. Om inte en webbplats uppfyller behoven hos sina besökare, kommer det aldrig att uppfylla behoven hos ägaren.

6. Betrakta inte webbplatsen som ett tidsbegränsat projekt
Din webbplats är en process, inte ett projekt. Till skillnad från en tryckt broschyr som kan ha en livstid på ett år, bör innehållet på din webbplats ses över regelbundet (varje dag).
7. Blanda inte ihop tryckdesign med webbdesign
Du har förmodligen en reklambyrå. För dem betyder ”koncept” utseende, känsla och kommunikativ idé. På webben betyder ”koncept” vad webbplatsen kan göra.

8. Låt inte din personliga åsikt styra
När det gäller hemsidor, har alla en åsikt. De enda åsikter som verkligen betyder något är de som dina besökare har – inte dina vänner, familj eller ordförandens granne.

9. Var inte rädd att ställa dumma frågor
Det finns inga dumma frågor. Om du är osäker, fråga. Alltid.

10. Göm dig inte
Ditt aktiva stöd för webbprojektet kan betyda skillnaden mellan framgång och misslyckande.

Ledningssystem 2.0

VN:F [1.6.9_936]
Betyg: +1 (1 röst)

Möjligt eller omöjligt?

Förra månaden klev jag in i ett nytt stort projekt. Jag jobbar som projektledare i ett projekt som ska ta fram ett nytt intranät till en av våra stora myndigheter. Projektet är jätteintressant men också utmanande. Det finns många faktorer som gör det utmanande och komplicerat och jag tänker inte gå in på alla detaljer här och nu.

Men en av de stora frågorna som vi brottas med just nu är hur vi kan bygga ett intranät där ledningssystemet är helt integrerat, samtidigt som vi gör informationen anpassad till nya användarbeteenden. Vi har två perspektiv på intranätet, ett verktyg för ledningen att styra verksamheten och att användaren lätt hittar information och verktyg man behöver för att utföra sina uppgifter. Vi måste lyckas med båda!

Tillbaka till min fråga: Ledningssystem 2.0 – Möjligt eller omöjligt?

Enligt min åsikt så är det möjligt, intranätet ska vägleda besökaren, det ska vara lätt att göra rätt. Jag är ingen expert på ledningssystem men intranät har jag koll på.
Jag tror att följande punkter är viktigt för att lyckas:

  • Information som ofta används av många, tex telefonkatalog och tidredovisning, är lätt att hitta på översta nivån.
  • Information som är uppgiftsbaserad – informationen från ledningssystemet ligger lagrad i en struktur (ála pärmregister) och lyfts när jag som medarbetare behöver den. Jag ska inte behöva veta var i processerna den finns. Utan när jag ska utföra min uppgift får jag vägledning till rätt information. Informationen kan i sin tur ligga i flera processer, dokument eller andra system. Jag får inte all information hela tiden.
  • Strukturen måste vara flexibel och dynamisk. Ansvaret för informationen i ledningssystemet bör inte vara helt synonymt med strukturen på intranätet. Delas ansvaret istället in i områden, med ansvar för information från området på intranätet. Då låser man inte in sig i en fast struktur som inte kan ändras. Ledningssystemet är så mycket mer än informationen på intranätet.

Jag har funderingar på hur man ska se på kommentarer, bloggar och annan användargenererad information – ligger detta utanför ledningssystemet? Eller om det ingår i ledningssystemet vem ansvarar?

Jag vill gärna ha tips på intranät där man lyckas med detta! Någon som är intresserad att prata mer om detta? Tips och idéer? Eller håller du inte med mig? Ni som är experter på ledningssystem, vad säger ni?

Fokusera på rätt saker

VN:F [1.6.9_936]
Betyg: 0 (0 röster)

För några veckor sedan träffade jag Linda Tinnert, intranätsansvarig för IKEA. Hon berättade insiktsfullt om hur de arbetar med sitt nya intranät, och hur de utbildar organisationens redaktörer. De har hela tiden fokus på innehåll och struktur, och inte på själva publiceringsverktyget (i detta fall Sharepoint).

Kommunikatörer är alltför intresserade av teknik. Utbilda inte redaktörer i verktyget, utbilda dem i att publicera innehåll, menar Linda.

Linda säger också att det gäller är att ta ledarskap och ha en bra dialog med organisationen om innehåll och begrepp. Inte att prata om hur versionshanteringen och länkhanteringen i verktyget fungerar i minsta detalj.

Jag tror hon har rätt. Idag läggs enormt mycket tid på att alla redaktörer ska kunna ALLA funktioner i de olika verktygen. Tänk om vi istället la denna kraft på att identifiera uppgifter och innehåll som hjälper medarbetarna att enklare göra sitt jobb.

En väl fungerande organisation – nyckeln till den framgångsrika webbplatsen

VN:F [1.6.9_936]
Betyg: 0 (0 röster)

Vi på Intellecta brukar påstå att man se kan se på en webbplats utifrån fem olika perspektiv. Nedan presenteras ett inlägg om det första perspektivet, Organisation.

När företag funderar på att bygga en webbplats glömmer de ofta bort detaljen allt står och faller med, organisationen kring webbplatsen. I en upphandling kan man spendera månader på att undersöka vilket CMS företaget skall använda sig av på webbplatsen (eller innehållslösningen, eftersom mycket information hanteras i samma system och publiceras i flera kanaler) med otaliga ”workshops” och kravspecifikationer. Designen kan man också ägna väldigt mycket tid att ta fram, designkoncept, digitala grafiska profiler, mallar etc. Däremot ägnas det oftast väldigt lite tid att jobba fram en organisation med tydliga roller och ansvar kring webbplatsen. Har man den klar för sig spelar det oftast mindre roll vilken teknik eller design man har till webbplatsen. Börjar man i organisationsändan ger sig också oftast både val av CMS och design ganska väl. Punkterna nedan måste klargöras för att webbplatsen ska nå framgång;

  • Ansvar & befogenheter
  • Roller
  • Arbetsformer
  • Kompetens hos de som ska jobba med webbplatsen (framförallt med innehållet, men även på tekniksidan)
  • Arbetsflöden
  • Resurser (personer och budget)

    Modell - Fem perspektiv på en webbplats

    Modell - Fem perspektiv på en webbplats

Har du en framgångsrik webbplats idag? Grattis ! Vill du nå dit? Börja med din organisation !