Das Denken ist oft schwer, indes
das Schreiben geht auch ohne es.
Wilhelm Busch [1832-1908]
{ Tänka en tanke är ofta svårt, menatt skriva går också utan den… ?-}
En kollega frågade mig häromdagen om vi skulle ha ett avstämningsmöte eller ett arbetsmöte. Denna gång blev svaret arbetsmöte. Kollegan kom.
En tidigare kollega till mig arbetar idag som informationschef. Hon har nu infört mötesregler. Anledningen var att alla hennes medarbetare (och inte minst hon själv) tillbringade oerhört mycket tid i möten. Men tiden för att utföra sitt arbete krympte vecka för vecka.
Janne Gradvall har skrivit en mycket läsvärd artikel om möten (tack Elias för tipset). Möten som han ser som Sveriges dolda makthavare:
I ett möte blir det till exempel mer naturligt att säga ”Vi borde göra” i stället för ”Jag vill göra”.
Tillbaka till tidigare kollegan, informationschefen. De regler de satt upp när man bli kallad till ett möte är enkla:
Tre enkla regler som halverat mötestiden för medarbetarna. Mötena har blivit mer effektiva. Alla behöver inte vara med på ett möte för att bra beslut ska kunna fattas. Återigen. Läs gärna Gradvalls artikel.
- – - – -
Update: Signesguda kommenterade inlägget på Twitter och refererade till den här träffande och lite elaka lilla dikten av Alf Henrikson:
Latmasken sammanträder.
Han pratar vind och väder.
Han hyvlar inga bräder.
Han garvar inget läder.
Han sömmar inga kläder.
Han bygger inga städer.
Han hedrar inga fäder.
Han sammanträder.
Här är en checklista på tio punkter.
Skriven av Eric Reiss på FatDUX.
Översatt av mig.
Hittad via twitter. Den här gången via Björn Elmberg.
10 tips till VD i företag som ska bygga om sin externwebb
1. Blanda inte ihop marknadsföring med kommunikation
Se webbplatsen som en del av din tjänst i första hand och som en del av din marknadsföring i andra.
2. Behandla inte webbprojekt som ”IT-projekt”
Det finns standardprogram och bra CMS. Använd dem. Bygg inte eget. Och se framförallt på projektet som ett kommunikations-, inte IT-, projekt.
3. Ha ingen övertro till synergieffekter
Bara för att ett projekt om datorer och kunder är på gång, kommer du inte nödvändigtvis skapa synergieffekter genom att samordna det med andra initiativ som även inbegriper datorer och kunder.
4. Var inte rädd för att sätta upp mätbara mål för din webbplats
Din webbplats bör tilldelas mål precis som alla andra avdelningar. Målen ska vara relevanta och inte bara enkla att mäta. Öka antalet besökare är ett dåligt mål. Förkorta försäljningsprocessen är bättre. Öka din omvandlingsfrekvens är bättre. Förbättra kundservicen är bättre. Osv.
5. Blanda inte ihop dina behov med dina besökares
Du kanske vill att din webbplats ska kommunicera ditt företags värden, tjänsteutbud, produkter, etc. Besökare på din webbplats kommer att ha en annan agenda. Om inte en webbplats uppfyller behoven hos sina besökare, kommer det aldrig att uppfylla behoven hos ägaren.
6. Betrakta inte webbplatsen som ett tidsbegränsat projekt
Din webbplats är en process, inte ett projekt. Till skillnad från en tryckt broschyr som kan ha en livstid på ett år, bör innehållet på din webbplats ses över regelbundet (varje dag).
7. Blanda inte ihop tryckdesign med webbdesign
Du har förmodligen en reklambyrå. För dem betyder ”koncept” utseende, känsla och kommunikativ idé. På webben betyder ”koncept” vad webbplatsen kan göra.
8. Låt inte din personliga åsikt styra
När det gäller hemsidor, har alla en åsikt. De enda åsikter som verkligen betyder något är de som dina besökare har – inte dina vänner, familj eller ordförandens granne.
9. Var inte rädd att ställa dumma frågor
Det finns inga dumma frågor. Om du är osäker, fråga. Alltid.
10. Göm dig inte
Ditt aktiva stöd för webbprojektet kan betyda skillnaden mellan framgång och misslyckande.
För några veckor sedan träffade jag Linda Tinnert, intranätsansvarig för IKEA. Hon berättade insiktsfullt om hur de arbetar med sitt nya intranät, och hur de utbildar organisationens redaktörer. De har hela tiden fokus på innehåll och struktur, och inte på själva publiceringsverktyget (i detta fall Sharepoint).
Kommunikatörer är alltför intresserade av teknik. Utbilda inte redaktörer i verktyget, utbilda dem i att publicera innehåll, menar Linda.
Linda säger också att det gäller är att ta ledarskap och ha en bra dialog med organisationen om innehåll och begrepp. Inte att prata om hur versionshanteringen och länkhanteringen i verktyget fungerar i minsta detalj.
Jag tror hon har rätt. Idag läggs enormt mycket tid på att alla redaktörer ska kunna ALLA funktioner i de olika verktygen. Tänk om vi istället la denna kraft på att identifiera uppgifter och innehåll som hjälper medarbetarna att enklare göra sitt jobb.
Vi på Intellecta brukar påstå att man se kan se på en webbplats utifrån fem olika perspektiv. Nedan presenteras ett inlägg om det första perspektivet, Organisation.
När företag funderar på att bygga en webbplats glömmer de ofta bort detaljen allt står och faller med, organisationen kring webbplatsen. I en upphandling kan man spendera månader på att undersöka vilket CMS företaget skall använda sig av på webbplatsen (eller innehållslösningen, eftersom mycket information hanteras i samma system och publiceras i flera kanaler) med otaliga ”workshops” och kravspecifikationer. Designen kan man också ägna väldigt mycket tid att ta fram, designkoncept, digitala grafiska profiler, mallar etc. Däremot ägnas det oftast väldigt lite tid att jobba fram en organisation med tydliga roller och ansvar kring webbplatsen. Har man den klar för sig spelar det oftast mindre roll vilken teknik eller design man har till webbplatsen. Börjar man i organisationsändan ger sig också oftast både val av CMS och design ganska väl. Punkterna nedan måste klargöras för att webbplatsen ska nå framgång;
Modell - Fem perspektiv på en webbplats
Har du en framgångsrik webbplats idag? Grattis ! Vill du nå dit? Börja med din organisation !
Vad ska man ha ett intranät till… egentligen?
Idag har i stort sett alla företag och organisationer ett intranät. Fast alla intranät är olika så är det slående vad många (av de som jag stött på) som står inför liknande utmaningar och problem när det gäller intranätet.
Utmaningar
Det finns risk att intranätet har börjat leva sitt eget liv, redaktörerna har fastnat i en löpande förvaltning där mycket handlar om att publicera nyheter. Man lägger ut information från ledningen i form av VD-brev och fyller på kalendern med aktuella händelser. Man fyller på intranätet med mer och mer information, informationen förmedlas i en riktning från ledningen och nedåt i organisationen. Det finns risk för att medarbetarna har svårt att hitta, många tycker att informationen inte känns relevant och nära och det finns oerhört mycket information (som ingen egentligen läser) Känns problemen bekant?
Vad ska man tänka på?
När det känns som om intranätet växt såhär i några år kanske det är dags att göra något åt saken. Det behöver inte vara att göra om intranätet helt och hållet, även om det kan vara skönt att börja helt på ny kula. Oavsett om du ska ta fram ett nytt intranät eller jobbar i förvaltningen av ett befintligt intranät så kan det här vara några tips:
Det är viktigt att sätta upp mål och syfte för intranätet. Det tror jag att många har gjort, det är inte där problemet ligger utan det är istället hur man jobbar för att nå målen.
Ta reda på vilka uppgifter som medarbetarna utför som intranätet kan stödja och effektivisera.
Testa testa testa, oavsett hur självklara rubriksättningar och funktioner kan verka så ta hjälp av dina kollegor för att säkerställa att du tänkt rätt. Resultat av användartester är också bra att använda för att motivera och förklara val av lösning.
Ett intranät handlar ofta lika mycket om organisationen och om arbetsätten. Det är viktigt att många olika roller inom företaget/organisationen är delaktiga. Jobba med dina interna kontaktnät, involvera verksamheten.
Fokusera på hur intranätet kan effektivisera hur man utför sina uppgifter. Hur man når rätt information i rätt situation. Ta bort lika mycket information som du fyller på.
Behöver du hjälp på vägen? Ibland kan det vara till stor hjälp att det kommer in någon utifrån och ser på ditt intranät med nya ögon. Vi har stor erfarenhet inom det här området, hör av dig!
Postat i Användbarhet, Intranät, Organisation | Lämna en kommentar