Idag har i stort sett alla företag och organisationer ett intranät. Fast alla intranät är olika så är det slående vad många (av de som jag stött på) som står inför liknande utmaningar och problem när det gäller intranätet.

Utmaningar
Det finns risk att intranätet har börjat leva sitt eget liv, redaktörerna har fastnat i en löpande förvaltning där mycket handlar om att publicera nyheter. Man lägger ut information från ledningen i form av VD-brev och fyller på kalendern med aktuella händelser. Man fyller på intranätet med mer och mer information, informationen förmedlas i en riktning från ledningen och nedåt i organisationen.  Det finns risk för att medarbetarna har svårt att hitta, många tycker att informationen inte känns relevant och nära och det finns oerhört mycket information (som ingen egentligen läser) Känns problemen bekant?

Vad ska man tänka på?
När det känns som om intranätet växt såhär i några år kanske det är dags att göra något åt saken. Det behöver inte vara att göra om intranätet helt och hållet, även om det kan vara skönt att börja helt på ny kula. Oavsett om du ska ta fram ett nytt intranät eller jobbar i förvaltningen av ett befintligt intranät så kan det här vara några tips:

• Jobba aktivt med mål och syfte
  Det är viktigt att sätta upp mål och syfte för intranätet. Det tror jag att många har gjort, det är inte där problemet ligger utan det är istället hur man jobbar för att nå målen.
• Identifiera och prioritera uppgifter
  Ta reda på vilka uppgifter som medarbetarna utför som intranätet kan stödja och effektivisera.
• Gör användartester
  Testa testa testa, oavsett hur självklara rubriksättningar och funktioner kan verka så ta hjälp av dina kollegor för att säkerställa att du tänkt rätt. Resultat av användartester är också bra att använda för att motivera och förklara val av lösning.
• Förankra i organisationen
  Ett intranät handlar ofta lika mycket om organisationen och om arbetsätten. Det är viktigt att många olika roller inom företaget/organisationen är delaktiga. Jobba med dina interna kontaktnät, involvera verksamheten.
• Jobba med innehållet
  Fokusera på hur intranätet kan effektivisera hur man utför sina uppgifter. Hur man når rätt information i rätt situation. Ta bort lika mycket information som du fyller på.

Behöver du hjälp på vägen? Ibland kan det vara till stor hjälp att det kommer in någon utifrån och ser på ditt intranät med nya ögon. Vi har stor erfarenhet inom det här området, hör av dig!