VN:F [1.6.9_936]
Möjligt eller omöjligt?
Förra månaden klev jag in i ett nytt stort projekt. Jag jobbar som projektledare i ett projekt som ska ta fram ett nytt intranät till en av våra stora myndigheter. Projektet är jätteintressant men också utmanande. Det finns många faktorer som gör det utmanande och komplicerat och jag tänker inte gå in på alla detaljer här och nu.
Men en av de stora frågorna som vi brottas med just nu är hur vi kan bygga ett intranät där ledningssystemet är helt integrerat, samtidigt som vi gör informationen anpassad till nya användarbeteenden. Vi har två perspektiv på intranätet, ett verktyg för ledningen att styra verksamheten och att användaren lätt hittar information och verktyg man behöver för att utföra sina uppgifter. Vi måste lyckas med båda!
Tillbaka till min fråga: Ledningssystem 2.0 – Möjligt eller omöjligt?
Enligt min åsikt så är det möjligt, intranätet ska vägleda besökaren, det ska vara lätt att göra rätt. Jag är ingen expert på ledningssystem men intranät har jag koll på.
Jag tror att följande punkter är viktigt för att lyckas:
- Information som ofta används av många, tex telefonkatalog och tidredovisning, är lätt att hitta på översta nivån.
- Information som är uppgiftsbaserad – informationen från ledningssystemet ligger lagrad i en struktur (ála pärmregister) och lyfts när jag som medarbetare behöver den. Jag ska inte behöva veta var i processerna den finns. Utan när jag ska utföra min uppgift får jag vägledning till rätt information. Informationen kan i sin tur ligga i flera processer, dokument eller andra system. Jag får inte all information hela tiden.
- Strukturen måste vara flexibel och dynamisk. Ansvaret för informationen i ledningssystemet bör inte vara helt synonymt med strukturen på intranätet. Delas ansvaret istället in i områden, med ansvar för information från området på intranätet. Då låser man inte in sig i en fast struktur som inte kan ändras. Ledningssystemet är så mycket mer än informationen på intranätet.
Jag har funderingar på hur man ska se på kommentarer, bloggar och annan användargenererad information – ligger detta utanför ledningssystemet? Eller om det ingår i ledningssystemet vem ansvarar?
Jag vill gärna ha tips på intranät där man lyckas med detta! Någon som är intresserad att prata mer om detta? Tips och idéer? Eller håller du inte med mig? Ni som är experter på ledningssystem, vad säger ni?
. Ta dig tid och surfa runt, det finns massor med information!
Nedräkning
Om 31 dagar lanserar vi det intranät som jag jobbar med. Om 22 arbetsdagar. Jag ser fram emot lanseringen samtidigt som jag vill att tiden ska stanna upp ett tag. Nu har jag levt och andats i det här projektet sedan 1 november.
Vid Allhelgona läste jag mig in på projektet, lyfte fram några (2) saker som jag såg som nyckelaktiviteter för att lyckas.
Tiden vid Lucia ägnades åt diskussioner om intranätet och ledningssystemets relation och många timmar lades ner för att besluta om publiceringssystem. De första användartesterna genomfördes.
Som julklapp kom beskedet om publiceringssystem, alldeles för sent enligt vår tidplan men beslutet gick på den linje vi hade föreslagit. Under Trettonhelgen ägnade vi oss åt att knyta utvecklingsresurser till projektet, nu när äntligen beslutet om CMS hade tagits. Samtidigt som OS Vancover har vi producerat sidmallar, acceptanstestat, gjort användartester och planerat för fortsatt förvaltning. Till Påsk lanserar vi. 1 april. Äntligen. 700 ppt:er senare (liten överdrift).
Det är lite tidigt att summera projeket. Men i den fasen vi är nu när vi nästan är framme känns det naturligt att fundera över det som har varit. Det är ett fantastiskt roligt projekt. Efter 1 april ska jag berätta mer om intranätet, resultatet, framgångsfaktorer och problem.